Cloud TK-Anlage

Flexibel, kostengünstig, beliebig skalierbar und nahtlos in Geschäftsprozesse integrierbar, versprechen Anbieter als die zentralen Vorteile der TK-Anlage der Zukunft, die in der Cloud mit Voice-over-IP (VoIP) betrieben wird.

Deutsche Unternehmen zögern aber noch. Sie hegen Bedenken in Sachen Sicherheit und Sprachqualität. Cloud Computing erobert die Welt. Was zunächst als ein innovatives Bereitstellungsmodell in der Softwareindustrie begann, bei dem Anwendungen nicht mehr lokal auf den Rechnern der Anwender installiert, sondern über das Internet im Browser angeboten werden, hat mittlerweile die Art und Weise, wie Menschen mit Informationstechnologie umgehen, dramatisch verändert.

Google Search im privaten und Salesforce.com im Business-Umfeld – beide Lösungen wurden Ende der 90er Jahre auf den Markt gebracht – gelten als die ersten Anwendungen, die als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten wurden.

SaaS war jedoch nur der Anfang. Mit den Amazon Web Services (AWS) hat der Internet-Pionier ganze Rechenzentren in Unternehmen abgeschafft und den Begriff “Infrastructure as a Service” (IaaS) populär gemacht. Mit der Einführung Internet-basierender Entwicklungsplattformen, etwa Google App Engine, Microsofts Windows Azure, Amazons Elastic Computer Cloud (EC2), oder Heroku, die die Betreibung eigener Anwendungs-Server überflüssig machen, ist der Begriff “PaaS” (Plattform as a Service) entstanden. Gleichzeitig werden im Büro herumstehende Fax-Geräte durch Online-Fax-Dienste, DVD-Player durch Video-Streaming-Services à la Netflix und Audioanlagen und CDs durch Cloud-Lösungen wie Spotify oder Simfy zunehmend ersetzt – ja, sogar Mitarbeiter sollen künftig “on Demand” funktionieren.

Jetzt ist die gute, alte Telefonanlage dran. Die Telefonie der Zukunft heißt nämlich “Cloud TK” beziehungsweise “Hosted PBX” (Private Branch Exchange) oder “IP-Centrex”. Dabei werden analoge Telefonanlagen und ISDN-Anlagen, die irgendwo im Keller herumstehen und von den Unternehmen selbst betrieben werden, durch virtuelle Telefonanlagen in der Cloud ersetzt. Das Prinzip ist recht einfach: Alle Funktionen einer üblichen TK-Anlage werden im Rechenzentrum eines spezialisierten Dienstleisters gehostet und über das Internet bereitgestellt. Dieser übernimmt gleichzeitig die volle Verantwortung für Betrieb, Wartung und Updates. Geschäftskunden benötigen lediglich einen herkömmlichen DSL-Anschluss. Das Management der Anlage erfolgt zentral über eine Web-Anwendung und erfordert kein spezielles Know-how. Hier lassen sich beispielsweise die Einstellungen konfigurieren oder Anruflisten über verpasste beziehungsweise angenommene Anrufe einsehen.

Entscheidend dabei ist: Die virtuelle TK-Anlage verspricht die Sprachqualität, die der Anwender von ISDN-Telefonen gewöhnt ist, und ist selbst am herkömmlichen Telefonnetz angeschlossen. Im Gegensatz zum klassischen Modell besteht die Verbindung zwischen Telefonen und Telefonanlage nicht mehr aus einem Telefonkabel, sondern aus einer Internet-Verbindung. So werden Telefongespräche durch die IP-Telefonie digitalisiert und über das Firmennetz und die breitbandige Datenleitung in das Rechenzentrum des Dienstleisters übertragen, wo dann die Übergabe in das öffentliche Telefonnetz erfolgt.

Die Hauptvorteile, die virtuelle TK-Anlagen mit sich bringen, sind im Prinzip die, die Cloud Computing unter Business-Anwendern immer beliebter machen, nämlich: Kostenersparnisse und -transparenz, beliebige Skalierbarkeit, der Wegfall teurer Hardwareinvestitionen, kein Wartungsaufwand, große Ausfallsicherheit und Flexibilität, Zukunftssicherheit durch kontinuierliche Updates seitens der Anbieter sowie die Möglichkeit des Unternehmens, sich durch die Auslagerung weniger kritischer  Geschäftsprozesse auf die Kernkompetenzen fokussieren zu können.

Neben diesen grundsätzlichen Vorteilen können Cloud-TK-Lösungen mit einem innovativen und breiten Leistungsspektrum aufwarten, das weit über die üblichen Funktionen einer klassischen Nebenstellenanlage, etwa Makeln, Gruppenanrufe oder Rufumleitungen, hinausgehen. So kann man zum Beispiel von jedem beliebigen Standort (im Büro, Home Office, unterwegs oder beim Kunden vor Ort) und mit unterschiedlichen Endgeräten (schnurgebundene oder digitale Telefone, Rechner mit Softphones beziehungsweise Headsets, oder Handys und Smartphones) auf die zentrale Cloud-Anlage zugreifen. Zum umfangreichen Leistungsumfang moderner Cloud-TK-Angebote gehören darüber hinaus interessante “Nice-to-have”-Features wie etwa VoiceMail, elektronisches Fax (Mail2Fax und Fax2Mail), individuelle Wartemusik und Warteschlangen, Telefonkonferenzen sowie die Möglichkeit, die Telefonie nahtlos in Business-Anwendungen wie etwa ERP- oder CRM-Systeme integrieren zu können.

Hohe Flexibilität dank “Fixed Mobile Convergence”

Eine der innovativsten Funktionen, die von vielen Cloud-TK-Anbietern angeboten wird, ist “Fixed Mobile Convergence”. FMC steht für das Zusammenwachsen (Konvergenz) von Fest- und Mobilfunknetzen. Mit einer solchen Lösung können Unternehmen die Smartphones ihrer Mitarbeiter in die Cloud-Anlage einbinden und als vollwertige Nebenstelle nutzen. Dabei gilt das “One Number”-Konzept, das heißt, dass Mitarbeiter mit ihrer Büronummer auch mobil telefonieren und nur noch ein Endgerät, meist das Handy, für Festnetz und Mobilfunk nutzen.

Die Vorteile, die FCM mit sich bringt, können in der heutigen Geschäftswelt, in der Mobile Computing und die damit verbundene Mobilität der Angestellten immer mehr an Bedeutung gewinnen, ausschlaggebend für den Einsatz von Cloud-Telefonie sein. So sind Mitarbeiter, die im Home Office oder beim Kunden vor Ort arbeiten beziehungsweise auf Dienstreise sind, nicht nur kostenlos, sondern auch wesentlich einfacher zu erreichen. Darüber hinaus benötigen sie keinen eigenen Mobilfunkvertrag mit eigener Grundgebühr, was wiederum zu weiteren Kostenersparnissen führt. Sogar Mitarbeiter, die sich im im Ausland aufhalten, können unter der eigenen Festnetznummer mobil erreicht werden. Und falls am Aufenthaltsort im Ausland eine Internet-Verbindung zur Verfügung steht, kann der Mitarbeiter auch mit dem Handy telefonieren, ohne dass dabei teure Roaming-Gebühren anfallen. Außerdem ist die Verbindung sicherer als mit Skype & Co.

Von einer TK-Anlage aus der Cloud können sowohl kleine und mittelständische Firmen als auch Großunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern profitieren. So lautet zumindest das Verkaufsargument der Anbieter. Doch in der Praxis scheinen deutsche Firmen das Potenzial von Cloud-basierenden TK-Lösungen noch nicht für sich entdeckt zu haben.

Damit zeigt sich sehr deutlich, dass der Markt für Cloud-TK-Lösungen hierzulande noch in den Kinderschuhen steckt. Erklärungen für diese konservative Haltung lieferten Experten in einer Diskussion.

Eine kaum überraschende Erkenntnis dabei war: Bedenken bezüglich Datenschutz und Sicherheit sind die häufigsten Argumente, die gegen die Nutzung einer Telefonielösung aus der Cloud vorgebracht werden. Doch dies sind nicht die einzigen Punkte, die gegen eine Cloud-Lösung sprechen. Denn Fachleuten zufolge kommt es bei der Telefonie in erster Linie auf die Sprachqualität an. Aber gerade bei Geschäftskunden mit vielen Endgeräten, so ihr Tenor, würde diese bei Cloud-Produkten noch immer einiges zu wünschen übrig lassen. In vielen Fällen sei die für den Einsatz einer Cloud-Lösung erforderliche Bandbreite erst gar nicht vorhanden.

Unabhängig von den Vor- und Nachteilen, die eine Cloud-Lösung mit sich bringen mag, sind rund zwei Drittel der interviewten IT-Entscheider und Manager mit ihrem aktuellen Telefoniesystem eher unzufrieden. Mobilität, Usability und Flexibilität seien die zentralen IT-Herausforderungen, denen man mit den derzeitigen TK-Anlagen, die technisch nicht up to date sind, bzw. nicht gerecht werden könne. Für 75 Prozent der Befragten wird Telefonie zudem immer stärker integraler Bestandteil von Geschäftsprozessen und Business-Anwendungen.

Laut einer Marktanalyse betreiben die allermeisten Unternehmen ihre Telefonielösung in Eigenregie, sind aber mit der derzeitigen TK-Lösung teilweise unzufrieden, weil Leistungen wie Mobilität, IT-Integration etc. fehlen. Auch fehlt meist die nötige Erfahrung im TK-Bereich, da hier langjährige Verträge (Miete/Service) abgeschlossen werden, und eine entsprechende Beschaffungsmaßnahme alle 5 Jahre oder noch später wirtschaftlich möglich ist.

Daher fehlt vielen Unternehmen auch das nötige Know-how, um eine optimale TK-Lösung zu marktgerechten Preisen zu beschaffen.

Maßnahme

Als langjähriger Fachplaner in der Telekommunikation beraten wir Sie gerne bei der Beschaffung bzw. Optimierung ihrer TK-Lösung und helfen Ihnen bestehende bzw. neu abzuschließende Miet-/ Serviceverträge zu gestalten bzw. zu optimieren!

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Für eine unverbindliche Beratung wenden Sie sich bitte an Engels Consult & Partner unter
Tel. 0221 168816-11 oder info@ecp.boc-cologne6.de.